Garantire una gestione documentale efficiente, trasparente e conforme alle normative, assicurando che i documenti siano organizzati, accessibili e aggregati correttamente, garantendo la loro validità e supportando le attività amministrative delle strutture afferenti all’'AOO Amministrazione Centrale dell’Ateneo. Soprintendere alla corretta formazione dell’archivio delle strutture afferenti alla AOO Amministrazione Centrale dell’Ateneo.
Ottimizzare documentale attraverso la gestione completa e sicura dei documenti dell’Amministrazione centrale, dalla produzione alla conservazione, tramite organizzazione, digitalizzazione e controlli, per garantire efficienza, conformità e accessibilità. Valorizzare il patrimonio mediante gestione, tutela e accessibilità del patrimonio documentario (analogico e digitale), assicurando la memoria storica e culturale dell’Ateneo attraverso riordino, descrizione, digitalizzazione e supporto alla ricerca. Assicurare il corretto presidio delle attività per la conservazione digitale
Ambiti di Responsabilità
Protocollo e Gestione Documentale
• Gestire in modo completo la corrispondenza cartacea e digitale in entrata e uscita per le strutture dell’Amministrazione centrale, inclusi rapporti con il servizio postale.
• Assicurare ricezione, registrazione, assegnazione e smistamento delle comunicazioni, anche quelle erroneamente indirizzate, garantendo la corretta destinazione e tracciabilità.
• Fornire supporto operativo e consulenza archivistica alle strutture, inclusa la gestione di richieste di annullamento, sostituzione o eliminazione di registrazioni e documenti.
• Garantire la redazione e aggiornamento di strumenti fondamentali (titolario di classificazione, manuale di gestione documentale, piano di conservazione e sicurezza), nel rispetto delle normative archivistiche e sulla privacy.
• Assicurare la corretta definizione dei diritti di accesso e dei flussi di lavoro automatizzati, collaborando con l’Amministratore di Ateneo per l’implementazione tecnica.
• Attivare del registro di protocollo di emergenza in caso di indisponibilità del sistema ordinario.
Sezione Archivi
• Assicurare supporto e coordinamento nella chiusura, trasferimento e movimentazione dei fascicoli analogici, ibridi e digitali, dal corrente al deposito.
• Garantire la supervisione delle operazioni di scarto d’archivio e versamento dei documenti all’archivio storico, in collaborazione con organi e professionisti esterni.
• Assicurare la predisposizione e aggiornamento del massimario di selezione e scarto, in armonia con il piano di conservazione e le esigenze di protezione dei dati.
• Garantire l’attività di censimento, riordino, inventariazione e digitalizzazione del patrimonio documentale storico, secondo standard internazionali e con strumenti informatici dedicati.
• Assicurare la gestione della sala studio dell’archivio storico, assistenza agli utenti e promozione di iniziative per valorizzare il patrimonio archivistico (mostre, prestiti, supporto alla ricerca).
• Presidiare le attività generali e specifiche previste per garantire la corretta conservazione digitale della documentazione.