Assicurare il coordinamento delle attività di segreteria a supporto del Direttore Generale, gestendo l’agenda, le comunicazioni interne e le relazioni esterne. Il ruolo contribuisce al funzionamento operativo e amministrativo della segreteria, supportando nello sviluppo e nell’attuazione delle direttive e dei processi di governance, gestionali e operativi dell’Ateneo. Attività di supporto diretto al Direttore Generale per la Pianificazione, preparazione e gestione degli incontri del Direttore generale, la Gestione dell’agenda, delle comunicazioni e formazione degli atti di competenza non ricompresi nelle attribuzioni di altre aree uffici.
Ambiti di Responsabilità
• Pianificare e coordinare gli impegni del Direttore Generale, garantendo un’organizzazione precisa e tempestiva degli incontri e delle attività garantendo un supporto diretto.
• Collaborare con il Direttore Generale, interagendo con gli uffici competenti, nell’elaborazione e nell’implementazione di regolamenti, direttive, circolari, linee guida ed altre tipologie di atti al fine di garantire il raggiungimento delle strategie istituzionali.
• Facilitare uno scambio efficace di informazioni tra il Rettore, Il Direttore generale e le altre strutture dell’Ateneo, promuovendo una comunicazione interna chiara e puntuale.
• Supportare il Direttore Generale nella comunicazione esterna (in relazione a specifici mandati o ambiti definiti dal Rettore) verso Enti, Aziende ed Istituzioni pubbliche e private.
• Coordinare le risorse dell’ufficio e le relazioni con i responsabili degli altri Uffici dell’Ateneo.
• Garantire la ricezione, il trattamento e l’archiviazione della corrispondenza interna ed esterna, garantendo una gestione tracciabile e ordinata dei documenti.